Obsługa floty samochodowej składa się z codziennych decyzji: kiedy skierować auto do serwisu, kto zatwierdza naprawę, jak rozliczyć szkodę i gdzie sprawdzić koszt użytkowania pojazdu. Przy większej liczbie samochodów te zadania zajmują coraz więcej czasu. Outsourcing zarządzania flotą polega na przekazaniu uzgodnionych czynności operacyjnych zewnętrznemu partnerowi, przy zachowaniu przez firmę kontroli nad budżetem, zasadami użytkowania aut i kluczowymi decyzjami.
Koszty outsourcingu floty — co wpływa na opłacalność?
Jednym z powodów korzystania z outsourcingu zarządzania flotą jest możliwość uporządkowania kosztów serwisu, eksploatacji i administracji. Skala ewentualnych oszczędności zależy jednak od sytuacji danej firmy.
Jak to możliwe?
Lepsze ceny na usługi serwisowe – dostawcy outsourcingowi mają wynegocjowane stawki u renomowanych serwisów, co obniża koszty napraw i przeglądów.
Taniej na paliwie – dzięki specjalnym programom flotowym można uzyskać rabaty na paliwo, co w skali roku daje ogromne oszczędności. Leasing i zakup pojazdów na korzystniejszych warunkach – firmy zarządzające flotą współpracują z producentami i leasingodawcami, co pozwala na uzyskanie lepszych warunków finansowych.
Wysokość możliwych oszczędności zależy od liczby samochodów, aktualnych umów, przebiegów i zakresu zlecanych usług. Efekty należy oceniać na podstawie danych sprzed wdrożenia i po jego zakończeniu.
Mniej obowiązków administracyjnych
W firmie administrującej flotą powtarza się kilkanaście rodzajów zadań: weryfikowanie terminów badań technicznych i polis, umawianie serwisów, zbieranie dokumentów szkód oraz kontrolowanie rozliczeń. Gdy informacje są rozproszone między kierowców, księgowość i dostawców, trudno wskazać właściciela sprawy i ocenić koszt jej obsługi.
Przy dobrze opisanym zakresie outsourcingu klient zyskuje jedno miejsce zgłaszania spraw i uzgodnioną odpowiedzialność za ich realizację. Partner może prowadzić harmonogram serwisów, przygotowywać zestawienia kosztów, koordynować szkody i kontaktować się z dostawcami. Nie oznacza to automatycznie przejęcia wszystkich obowiązków ani gwarancji najniższych cen — zakres upoważnień, zasady akceptacji wydatków i sposób raportowania trzeba określić w umowie.
Outsourcing może odciążyć pracowników od powtarzalnych zadań, usprawnić koordynację zdarzeń flotowych i poprawić dostęp do informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.
Procedury i ograniczanie ryzyka we flocie
Czy Twoja firma nadąża za zmieniającymi się przepisami dotyczącymi norm emisji spalin, ubezpieczeń czy ewidencji przebiegów? Wiele przedsiębiorstw ponosi kary finansowe z powodu niewiedzy lub zaniedbań.
Zewnętrzny partner może pomagać pilnować terminów badań technicznych, polis i dokumentów oraz wspierać organizację obowiązków flotowych. Nie zastępuje to jednak odpowiedzialności firmy za przestrzeganie przepisów. Jasne procedury pomagają ograniczać ryzyko przeoczeń i przestojów.
Warto uzgodnić w szczególności: termin powiadomienia o zbliżającym się badaniu technicznym, sposób zgłaszania awarii, uprawnienia do zatwierdzania napraw oraz częstotliwość przekazywania raportów. Takie ustalenia można później sprawdzić na konkretnych sprawach, zamiast oceniać współpracę wyłącznie przez wysokość miesięcznej opłaty.
Dane i technologie w zarządzaniu flotą
Firmy zarządzające flotą wykorzystują najnowsze rozwiązania technologiczne, które pomagają w optymalizacji kosztów i zwiększaniu bezpieczeństwa.
Dzięki temu możesz korzystać z:
Systemów GPS i telematyki – monitorowanie tras pozwala na redukcję zbędnych przejazdów i oszczędności na paliwie.
Zaawansowanych systemów analizy stylu jazdy – dzięki nim można obniżyć zużycie paliwa i poprawić bezpieczeństwo na drodze. Automatycznych raportów i analiz – wiesz, które pojazdy są najbardziej eksploatowane i gdzie można znaleźć dodatkowe oszczędności.
Korzyści z telematyki zależą od specyfiki floty, jakości danych i sposobu wykorzystania raportów. Ich wpływ na zużycie paliwa oraz bezpieczeństwo warto mierzyć na podstawie rzeczywistych wyników.
Elastyczność w zarządzaniu pojazdami
Twoja firma się rozwija? Potrzebujesz większej liczby pojazdów w sezonie, ale nie chcesz inwestować w zakup? Outsourcing obsługi floty ułatwia dopasowanie zakresu wsparcia do zmieniającej się liczby pojazdów, a wybór dodatkowych samochodów i form finansowania pozostaje odrębną decyzją.
Możliwość dopasowania finansowania i liczby pojazdów do potrzeb firmy zależy od zawartych umów. Outsourcing obsługi floty nie jest sam w sobie formą finansowania i nie powoduje automatycznie usunięcia samochodów z bilansu.
Podsumowanie – dlaczego warto postawić na outsourcing zarządzania flotą?
Kontrola kosztów operacyjnych – analiza wydatków i procesów. Sprawniejsza administracja – mniej powtarzalnych zadań wewnętrznych. Zarządzanie ryzykiem – nadzór nad terminami i dokumentacją. Technologie – lepszy dostęp do danych. Elastyczność – dopasowanie uzgodnionego zakresu usług do potrzeb firmy.
Jak ocenić korzyści z outsourcingu?
Outsourcing może odciążyć pracowników, ale jego opłacalność trzeba ocenić na danych z konkretnej floty. Dobrym punktem wyjścia jest audyt floty samochodowej, który porządkuje wydatki i wskazuje procesy wymagające usprawnienia. Porównaj koszt obecnej obsługi, liczbę zgłoszeń, czas poświęcany na administrację, zasady autoryzacji wydatków oraz zakres proponowanej usługi. Dopiero wtedy można określić, które obowiązki warto przekazać partnerowi zewnętrznemu.
Chcesz sprawdzić, które procesy flotowe warto przekazać zewnętrznemu partnerowi? Skontaktuj się z FleetConsult i opisz swoją flotę. Sprawdź także zakres outsourcingu floty. Pomożemy ustalić możliwy zakres współpracy.